Een sollicitatieproces levert al snel een stapel persoonsgegevens op: cv’s, motivaties, notities, testresultaten en soms zelfs kopieën van diploma’s. HR-teams willen die informatie vaak bewaren om het proces te onderbouwen of om later nog eens contact op te nemen. De AVG stelt daar duidelijke grenzen aan, en die grenzen zijn in de praktijk vaak strenger dan veel organisaties denken.
Wat bedoelt de AVG met “sollicitatiegegevens”?
Sollicitatiegegevens zijn alle persoonsgegevens die je verzamelt en gebruikt om iemands geschiktheid voor een functie te beoordelen. Dat gaat veel verder dan alleen een cv. Ook interne documenten vallen hieronder zodra ze herleidbaar zijn tot een persoon.
Voorbeelden die bijna altijd onder sollicitatiegegevens vallen
- CV, motivatiebrief, portfolio en (LinkedIn-)profielinformatie die je opslaat.
- Mailwisseling, WhatsApp-berichten, gespreksverslagen en interviewnotities.
- Scorecards, beoordelingsrubrics en onderbouwing van de selectie.
- Testresultaten (assessments, capaciteitentests, persoonlijkheidsvragenlijsten).
- Referentie-informatie, inclusief wie je sprak en wat er is gezegd.
Let op met bijzondere persoonsgegevens
Gegevens over gezondheid, strafrechtelijk verleden, etnische afkomst of vakbondslidmaatschap kennen extra strenge regels. In recruitment komen ze soms onbedoeld binnen, bijvoorbeeld via een motivatiebrief of een gesprek (“ik ben langdurig ziek geweest”). Bewaar dit soort info alleen als het echt nodig is en er een geldige grondslag is, en leg vast hoe je ermee omgaat.
Hoe lang sollicitatiegegevens bewaren volgens de AVG?
De kernregel uit de AVG is opslagbeperking: je bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor je ze verzamelde. Voor sollicitaties betekent dat meestal: bewaren tot het einde van de procedure, en daarna alleen nog kort voor eventuele vragen of klachten. In Nederland hanteert de Autoriteit Persoonsgegevens als praktisch uitgangspunt een maximale bewaartermijn van 4 weken na afloop van de sollicitatieprocedure, tenzij je toestemming hebt om langer te bewaren.
Meer weten over datagedreven recruitment?
- Recruitment met AI & Data
- Gemiddeld ingevuld in 3–8 weken
Praktische vuistregel: 4 weken, tenzij toestemming
Een bewaartermijn van 4 weken na afronding van de procedure wordt vaak gebruikt om je besluit te kunnen uitleggen en om eventuele vragen van kandidaten af te handelen. Denk aan een verzoek om toelichting, een bezwaar, of het reconstrueren van de stappen als er discussie ontstaat over de selectie. Daarna vervalt het doel meestal, en moet je dus verwijderen of anonimiseren.
Wil je gegevens langer bewaren voor een “talentpool” of toekomstige vacatures, dan heb je daar in de regel toestemming van de kandidaat voor nodig. Zonder die toestemming is “misschien later handig” geen houdbaar doel onder de AVG.
Toestemming: wat werkt wel en wat niet?
Toestemming moet vrij, specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig zijn. Dat betekent dat je niet mag verstoppen dat je langer bewaart in een algemene privacytekst, en ook niet moet suggereren dat weigeren gevolgen heeft voor de lopende sollicitatie.
- Wel: een aparte vraag na afloop van de procedure, met duidelijke termijn (bijvoorbeeld 6 of 12 maanden) en een eenvoudige optie om “nee” te kiezen.
- Niet: een vooraf aangevinkt vakje of een algemene zin als “wij bewaren jouw gegevens voor toekomstige kansen” zonder concrete duur.
Bronnen om je bewaartermijn op te baseren
Voor HR is het verstandig om je beleid te laten aansluiten op officiële uitleg, zodat je intern consistent kunt handelen en extern kunt onderbouwen waarom je een termijn kiest. Zie de uitleg van de toezichthouder over sollicitatiegegevens en bewaartermijnen volgens de Autoriteit Persoonsgegevens. Voor de wettelijke basis van opslagbeperking in de AVG kun je ook verwijzen naar het officiële AVG-teksten (EU Verordening 2016/679).
Welke factoren bepalen wat “noodzakelijk” is?
“Noodzakelijk” hangt samen met je doel, je risico’s en je proces. Een organisatie die een functie met veiligheidseisen invult, kan andere documentatie nodig hebben dan een organisatie met veel volume en snelle doorlooptijd. Het blijft wel belangrijk dat je niet standaard meer bewaart dan je echt gebruikt.
Doelen die meestal wel passen binnen een korte bewaartermijn
- Het afronden van het selectieproces en het communiceren van besluiten.
- Het kunnen toelichten van de keuze aan kandidaat of hiring manager.
- Het afhandelen van vragen, klachten of een bezwaar kort na afloop.
Doelen die extra onderbouwing vragen
- “Talentpool” of toekomstige vacatures (meestal: toestemming nodig).
- Interne analyses over werving en selectie (kan vaak met geanonimiseerde data).
- Bewijsvoering bij mogelijke juridische procedures (kies dan gericht wat je bewaart, en documenteer waarom).
Wat moet je precies verwijderen, en wat mag je houden?
In veel organisaties blijft vooral “schaduwdata” liggen: kopieën in mailboxen, exports uit ATS-systemen en losse mappen bij hiring managers. Als je bewaartermijn afloopt, moet je in de praktijk dus meer doen dan alleen één record in je systeem verwijderen.
Checklist: waar sollicitatiegegevens vaak blijven hangen
- ATS of recruitmentsoftware (kandidaatprofiel, notities, tags, bijlagen).
- E-mailboxen van recruiters en hiring managers.
- Gedeelde schijven en Teams/SharePoint-mappen.
- Kalendernotities, gespreksagenda’s en interne chat.
- Assessmentplatforms en testportalen.
Anonimiseren kan soms een oplossing zijn
Wil je wél leren van je recruitment, dan kan anonymiseren of pseudonimiseren helpen. Geanonimiseerde data valt niet meer onder de AVG, maar dan moet de kandidaat echt niet meer herleidbaar zijn. Een document met “kandidaat A” en een unieke combinatie van opleiding, leeftijd en woonplaats kan in een klein vakgebied alsnog herleidbaar zijn.
Hoe leg je dit vast in je recruitmentproces?
Bewaartermijnen werken alleen als ze onderdeel zijn van je workflow. Een losse regel in een privacy policy gaat geen gedrag veranderen, zeker niet als meerdere stakeholders meeschrijven in het dossier.
1) Zet bewaartermijnen in je ATS en maak ze automatisch
Gebruik automatische reminders of auto-delete waar mogelijk. Als je ATS dat niet ondersteunt, plan dan een maandelijkse opschoonronde met een vaste verantwoordelijke. Zorg dat “verwijderen” ook echt betekent dat bijlagen, notities en exports verdwijnen.
2) Maak één eenduidige dossierstructuur
Een groot deel van het risico zit in losse documenten en scorecards die buiten het systeem belanden. Als je werkt met scorecards, richt ze dan zo in dat ze direct in je proces passen en niet rondzweven in Excelbestanden. In de FosFor-kennisbank zie je bijvoorbeeld hoe je een beoordeling structureert met een selectiescorecard voor hiring managers, en hoe je het gesprek zelf voorspelbaarder maakt met een gestructureerd interview in 8 stappen.
3) Communiceer helder met kandidaten
Transparantie is niet alleen een AVG-eis, het voorkomt ook gedoe achteraf. Benoem in je privacy-informatie bij sollicitaties minimaal:
- Welke gegevens je verwerkt (en van welke bronnen).
- Waarom je ze verwerkt (doelen).
- Hoe lang je ze bewaart (bijvoorbeeld 4 weken, of langer met toestemming).
- Wie er toegang heeft (HR, hiring manager, assessmentpartij).
- Hoe iemand toestemming kan intrekken en welke rechten iemand heeft.
Veelgemaakte fouten die tot onnodig risico leiden
De meeste AVG-problemen in recruitment komen niet door kwade wil, maar door gemak en routine. Dit zijn valkuilen die in audits en interne controles vaak terugkomen.
“Voor de zekerheid” alles bewaren
Als je geen concreet doel kunt uitleggen, is het bewaren meestal niet toegestaan. Documenteer liever wélk bewijs je nodig hebt om besluiten uit te leggen, en houd het daarbij. Dat sluit ook aan op het idee om niet op “gevoel” te selecteren, maar op aantoonbaar bewijs; zie ook deze 4 recruitmentfouten die je beste kandidaten kosten.
Toestemming vragen op het verkeerde moment
Toestemming tijdens een lopende sollicitatie kan discutabel zijn, omdat de kandidaat zich onder druk kan voelen om akkoord te gaan. Vraag het liever pas als iemand is afgewezen of zelf is gestopt, en maak de keuze echt vrijblijvend.
Geen onderscheid tussen “afgewezen” en “in dienst”
Wordt iemand aangenomen, dan verhuist een deel van de gegevens naar het personeelsdossier. Dat betekent niet dat je alles uit het sollicitatiedossier automatisch mag houden. Maak bewust de knip: wat heb je nodig voor het arbeidscontract en onboarding, en wat is daarna overbodig?
Een werkbare bewaartermijn in één overzicht
Onderstaande tabel helpt om je beleid in HR-taal vast te leggen en om het gesprek met managers praktisch te maken. Gebruik dit als startpunt en pas het aan op jullie proces, systemen en risico’s.
| Situatie | Doel | Gangbare bewaartermijn | Voorwaarde |
|---|---|---|---|
| Kandidaat afgewezen, procedure afgerond | Toelichting/afhandeling vragen of bezwaar | Max. 4 weken | Verwijderen/anonimiseren na afloop |
| Kandidaat in talentpool | Benaderen voor toekomstige vacatures | Bijv. 6–12 maanden | Toestemming + intrekken moet makkelijk zijn |
| Kandidaat aangenomen | Arbeidsrelatie en personeelsadministratie | Volgens HR-/arbeidsrechtelijke termijnen | Beperk tot wat nodig is; niet alles uit selectie overnemen |
| Analyse van recruitmentproces | Procesverbetering en kwaliteitsmeting | Zo kort mogelijk | Liefst geanonimiseerde of sterk gepseudonimiseerde data |
Praktische volgende stap voor HR en hiring managers
Als je bewaartermijnen wilt laten werken, koppel ze aan je selectie-instrumenten en je candidate journey. Denk aan vaste scorecards, eenduidige interviewnotities en één plek waar het dossier leeft, zodat je ook echt kunt opschonen zonder blinde vlekken. Wil je sparren over een selectieproces dat beter te onderbouwen is én makkelijker AVG-proof te maken, dan past een datagedreven review van jullie candidate journey en dossieropbouw goed bij de manier waarop FosFor recruitmentprocessen inricht.