Algemene Voorwaarden – FosFor B.V. (versie 12 juni 2025) – English below

FosFor B.V.
Industrieweg 20a
1521 ND Wormerveer
Telefoon: +31 (0)75 207 3472
E-mail: info@fosfor.nl

KvK-nummer: 82162654

1. Definities

In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:

Opdrachtgever: de natuurlijke of rechtspersoon die een overeenkomst aangaat met FosFor B.V.

Opdrachtnemer: FosFor B.V., hierna te noemen “FosFor”.

Overeenkomst / Opdracht: de overeenkomst van opdracht tussen Opdrachtgever en FosFor, inclusief deze algemene voorwaarden en eventuele bijlagen of opdrachtbevestigingen.

Werkdagen: maandag tot en met vrijdag, met uitzondering van officiële feestdagen.

Kandidaat: iedere natuurlijke persoon die door FosFor wordt voorgesteld of bereikt in het kader van een wervings- of selectieopdracht.

Campagne: de door FosFor uitgevoerde marketing- en wervingsactiviteiten gericht op het aantrekken van kandidaten voor de opdrachtgever.

2. Toepasselijkheid

2.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, aanbiedingen, overeenkomsten, leveringen van diensten en producten van FosFor, alsmede op alle handelingen die aan een overeenkomst voorafgaan.

2.2 Door het aangaan van een samenwerking, het starten van een opdracht, het verstrekken van gegevens of het (gedeeltelijk) betalen van een factuur, verklaart de opdrachtgever zich automatisch akkoord met deze algemene voorwaarden en met de overeengekomen opdracht.

2.3 Indien na een eerdere samenwerking nieuwe opdrachten worden verstrekt of bestaande werkzaamheden worden voortgezet, gelden deze algemene voorwaarden automatisch opnieuw, ongeacht of er voor die nieuwe opdracht een nieuw contract is ondertekend.

2.4 Afwijkingen van of aanvullingen op deze voorwaarden zijn slechts geldig indien schriftelijk overeengekomen en door FosFor bevestigd.

2.5 Algemene voorwaarden van de opdrachtgever worden uitdrukkelijk van de hand gewezen, tenzij FosFor deze schriftelijk heeft aanvaard.

2.6 Indien enige bepaling in deze voorwaarden nietig is of wordt vernietigd, blijven de overige bepalingen volledig van kracht.

3. Totstandkoming van de overeenkomst

3.1 De overeenkomst komt tot stand zodra FosFor een door de opdrachtgever (digitaal) ondertekende opdrachtbevestiging heeft ontvangen, of zodra FosFor feitelijk met de uitvoering van werkzaamheden is gestart.
Zodra de uitvoering van de opdracht aanvangt, wordt dit beschouwd als impliciet akkoord met zowel de inhoud van de opdracht als met deze algemene voorwaarden.

3.2 Offertes van FosFor zijn vrijblijvend en geldig gedurende 14 dagen, tenzij schriftelijk anders vermeld.

3.3 De overeenkomst vervangt alle eerdere mondelinge of schriftelijke afspraken tussen partijen over hetzelfde onderwerp.

4. Doel en uitvoering van de samenwerking

4.1 De samenwerking heeft als doel het aantrekken, selecteren en aannemen van geschikte kandidaten voor de opdrachtgever.

4.2 FosFor voert haar werkzaamheden uit als inspanningsverplichting, geen resultaatverplichting. FosFor garandeert geen specifiek aantal kandidaten of plaatsingen, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

4.3 FosFor bepaalt de wijze waarop de werkzaamheden worden uitgevoerd, met inachtneming van de wensen van de opdrachtgever.

4.4 FosFor zal:

in overleg met opdrachtgever een effectieve wervingsstrategie opzetten en uitvoeren;

kandidaten zorgvuldig selecteren op basis van vooraf overeengekomen criteria;

binnen 8 werkuren reageren richting geïnteresseerde kandidaten;

regelmatig overleg voeren met opdrachtgever;

adviseren over arbeidsmarktontwikkelingen en kandidaatpotentie;

persoonsgegevens verwerken conform de AVG.

4.5 De opdrachtgever zal:

FosFor tijdig voorzien van correcte en volledige informatie;

binnen 8 werkuren reageren op kandidaatvoorstellen;

kandidaten eerlijk behandelen en tijdig feedback geven;

een aanbod doen zodra een kandidaat wordt geselecteerd;

actief meewerken aan een snelle en succesvolle procedure.

5. Gelijke behandeling en gedragscode

5.1 Zowel FosFor als de opdrachtgever behandelen alle kandidaten gelijk en met respect.

5.2 Beoordeling vindt uitsluitend plaats op geschiktheid en functiegerelateerde criteria.

5.3 Discriminatie op basis van afkomst, geslacht, leeftijd, religie, seksuele oriëntatie, politieke voorkeur of andere niet-prestatiegerelateerde kenmerken is verboden.

6. Financiële bepalingen

6.1 Alle tarieven van FosFor zijn exclusief BTW en andere heffingen.

6.2 Facturen dienen binnen 14 dagen na factuurdatum volledig te worden voldaan, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

6.3 Betaling geschiedt automatisch op de eerste werkdag van de maand bij doorlopende opdrachten.

6.4 Indien de opdrachtgever, na meerdere betalingsherinneringen, in gebreke blijft met betaling, behoudt FosFor zich het recht voor een incassobureau in te schakelen. Alle hieruit voortvloeiende kosten komen volledig voor rekening van de opdrachtgever.

6.5 Indien de financiële positie van de opdrachtgever daartoe aanleiding geeft, mag FosFor een voorschot of aanvullende zekerheid eisen.

6.6 FosFor kan haar tarieven jaarlijks aanpassen of tussentijds wijzigen bij stijging van kosten (zoals lonen, valuta, belastingen of mediatarieven).

7. Toerekening en succesfee

7.1 Een kandidaat wordt beschouwd als door FosFor aangebracht indien hij/zij reageert of solliciteert gedurende een lopende FosFor-campagne.

7.2 Dit geldt ook voor kandidaten die solliciteren via de website of socialemediakanalen van de opdrachtgever, indien aannemelijk is dat zij door de FosFor-campagne zijn bereikt.

7.3 Indien een door FosFor geïntroduceerde kandidaat binnen 6 maanden na introductie alsnog in dienst treedt, is de opdrachtgever alsnog de overeengekomen succesfee verschuldigd.

7.4 De succesfee wordt gefactureerd op het moment dat de kandidaat een arbeidsovereenkomst tekent.

8. Proeftijd en vertrek kandidaat

8.1 FosFor is niet verantwoordelijk voor het functioneren van een aangenomen kandidaat of voor vertrek tijdens de proeftijd.

8.2 Er vindt geen terugbetaling of compensatie plaats bij vertrek of ongeschiktheid van de kandidaat.

8.3 Indien dit zich voordoet, kunnen FosFor en opdrachtgever in overleg besluiten tot een nieuwe campagne of alternatieve aanpak.

9. Intellectueel eigendom

9.1 Alle door FosFor ontwikkelde campagnes, teksten, visuals, advertenties en overige materialen blijven eigendom van FosFor, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

9.2 De opdrachtgever verkrijgt slechts het recht om dit materiaal te gebruiken gedurende de samenwerking en uitsluitend voor het doel van de betreffende wervingscampagne.

9.3 Na beëindiging van de samenwerking is hergebruik van materialen zonder schriftelijke toestemming van FosFor niet toegestaan.

10. Vertrouwelijkheid en gegevensbescherming

10.1 Beide partijen verplichten zich tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de samenwerking verkrijgen.

10.2 FosFor verwerkt persoonsgegevens uitsluitend conform de geldende wet- en regelgeving, inclusief de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

10.3 Vertrouwelijke informatie mag niet met derden worden gedeeld, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht of wettelijk verplicht is.

11. Aansprakelijkheid

11.1 FosFor is niet aansprakelijk voor indirecte schade zoals winstderving, reputatieschade, bedrijfsstagnatie of gevolgschade.

11.2 FosFor is niet aansprakelijk indien schade is veroorzaakt door onjuiste of onvolledige informatie van de opdrachtgever.

11.3 De opdrachtgever vrijwaart FosFor tegen aanspraken van derden voortvloeiend uit het gebruik van door FosFor aangeleverde informatie of materialen.

12. Overmacht

12.1 FosFor is niet gehouden tot nakoming van verplichtingen indien dit redelijkerwijs onmogelijk wordt gemaakt door omstandigheden buiten haar invloedssfeer (zoals ziekte, pandemieën, overheidsmaatregelen, storingen of technische problemen bij derden).

12.2 In geval van overmacht treden partijen in overleg om tot een passende oplossing te komen.

12.3 Indien de overmachtssituatie langer dan 30 dagen aanhoudt, mogen beide partijen de overeenkomst zonder schadevergoeding schriftelijk beëindigen.

13. Opzegging en beëindiging

13.1 Beide partijen kunnen de overeenkomst schriftelijk opzeggen met een opzegtermijn van één maand. Tenzij anders overeengekomen.

13.2 FosFor behoudt recht op betaling voor alle tot de beëindiging uitgevoerde werkzaamheden en gemaakte kosten.

13.3 Indien opdrachtgever de overeenkomst voortijdig beëindigt zonder geldige reden, is FosFor gerechtigd vergoeding te vragen voor bezettingsverlies en overige aantoonbare kosten.

14. Vervaltermijn

Alle vorderingen van opdrachtgever op FosFor vervallen één jaar na het moment waarop deze zijn ontstaan.

15. Toepasselijk recht en bevoegde rechter

15.1 Op alle overeenkomsten tussen opdrachtgever en FosFor is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.

15.2 Geschillen zullen eerst in goed overleg worden opgelost. Lukt dat niet, dan is uitsluitend de rechtbank in het arrondissement van vestiging van FosFor te Wormerveer bevoegd.

Versie: 12 juni 2025
© FosFor B.V. – Alle rechten voorbehouden

—

Terms and Conditions – FosFor B.V. (version 12 June 2025)

FosFor B.V.
Industrieweg 20a
1521 ND Wormerveer, The Netherlands
Phone: +31 (0)75 207 3472
Email: info@fosfor.nl

Chamber of Commerce (KvK) no.: 82162654

1. Definitions

For the purpose of these terms and conditions:

Client: the natural or legal person who enters into an agreement with FosFor B.V.

Contractor: FosFor B.V., hereinafter referred to as “FosFor.”

Agreement / Assignment: the agreement between the Client and FosFor, including these terms and conditions and any appendices or confirmations.

Business Days: Monday through Friday, excluding official Dutch public holidays.

Candidate: any individual presented or reached by FosFor as part of a recruitment or selection assignment.

Campaign: the recruitment and marketing activities executed by FosFor aimed at attracting candidates for the Client.

2. Applicability

2.1 These terms and conditions apply to all offers, quotations, agreements, and services provided by FosFor, as well as to all preparatory actions preceding such agreements.

2.2 By entering into a collaboration, starting an assignment, providing data, or (partially) paying an invoice, the Client automatically agrees to these terms and conditions and to the agreed assignment.

2.3 If new assignments are given or existing work is continued after an earlier collaboration, these terms and conditions automatically apply again, regardless of whether a new contract has been signed.

2.4 Deviations from or additions to these terms and conditions are only valid if agreed upon in writing and confirmed by FosFor.

2.5 The Client’s own general terms and conditions are expressly rejected unless FosFor has accepted them in writing.

2.6 Should any provision of these terms be nullified or declared void, the remaining provisions shall remain in full force and effect.

3. Formation of the Agreement

3.1 The Agreement is established once FosFor has received a (digitally) signed confirmation from the Client, or as soon as FosFor has actually commenced the work.
Once the execution of the assignment has started, this shall be deemed as implicit acceptance of both the assignment content and these terms and conditions.

3.2 All quotations issued by FosFor are without obligation and valid for 14 days, unless stated otherwise in writing.

3.3 The Agreement replaces all previous oral or written arrangements between the parties on the same subject.

4. Purpose and Execution of the Collaboration

4.1 The collaboration aims to attract, select, and hire suitable candidates for the Client.

4.2 FosFor performs its work on a best-efforts basis, not a results-based guarantee. FosFor does not guarantee a specific number of candidates or placements unless expressly agreed in writing.

4.3 FosFor determines the method of execution, taking into account the Client’s preferences.

4.4 FosFor shall:

develop and execute an effective recruitment strategy in consultation with the Client;

carefully screen candidates based on agreed criteria;

respond to interested candidates within 8 working hours;

maintain regular communication with the Client;

advise on labour market developments and candidate availability;

process personal data in accordance with the GDPR.

4.5 The Client shall:

provide FosFor with complete and accurate information in a timely manner;

respond to candidate proposals within 8 working hours;

treat all candidates fairly and provide feedback promptly;

make an offer once a candidate has been selected;

actively cooperate to ensure a smooth and successful hiring process.

5. Equal Treatment and Code of Conduct

5.1 Both FosFor and the Client shall treat all candidates equally and with respect.

5.2 Evaluation will take place solely on suitability and job-related criteria.

5.3 Discrimination based on origin, gender, age, religion, sexual orientation, political preference, or any other non-performance-related factor is strictly prohibited.

6. Financial Terms

6.1 All FosFor rates are exclusive of VAT and other government-imposed charges.

6.2 Invoices must be paid in full within 14 days of the invoice date, unless otherwise agreed in writing.

6.3 For ongoing assignments, payments are made automatically on the first business day of the month.

6.4 If the Client remains in default of payment after multiple reminders, FosFor reserves the right to engage a debt collection agency. All related costs shall be fully borne by the Client.

6.5 If the Client’s financial position warrants it, FosFor may require an advance payment or additional security.

6.6 FosFor may adjust its rates annually or during the term of the Agreement in the event of cost increases (such as wages, taxes, media rates, or currency fluctuations).

7. Candidate Attribution and Success Fee

7.1 A candidate is deemed to have been introduced by FosFor if he/she responds or applies during an active FosFor campaign.

7.2 This also applies to candidates who apply via the Client’s website or social media channels, if it can reasonably be assumed they were reached through FosFor’s campaign.

7.3 If a candidate introduced by FosFor is hired within six (6) months of their initial introduction, the Client remains liable for the agreed success fee.

7.4 The success fee is invoiced once the candidate signs an employment contract with the Client.

8. Probation and Candidate Departure

8.1 FosFor is not responsible for the performance of hired candidates or if a candidate leaves during the probationary period.

8.2 No refunds or compensation will be provided in the event of departure or unsuitability of the candidate.

8.3 If this occurs, FosFor and the Client may jointly decide to conduct a new campaign or take an alternative approach.

9. Intellectual Property

9.1 All campaigns, texts, visuals, advertisements, and other materials developed by FosFor remain the exclusive property of FosFor, unless agreed otherwise in writing.

9.2 The Client is granted the right to use such materials only during the collaboration and solely for the purpose of the agreed recruitment campaign.

9.3 After termination of the collaboration, reuse of any materials without written permission from FosFor is strictly prohibited.

10. Confidentiality and Data Protection

10.1 Both parties are obliged to maintain confidentiality regarding all confidential information obtained during the collaboration.

10.2 FosFor processes personal data solely in compliance with applicable laws and regulations, including the General Data Protection Regulation (GDPR).

10.3 Confidential information may not be shared with third parties unless required for the execution of the assignment or mandated by law.

11. Liability

11.1 FosFor shall not be liable for indirect or consequential damages, including but not limited to loss of profit, reputation damage, business interruption, or any other consequential loss.

11.2 FosFor shall not be liable for damages resulting from incorrect or incomplete information provided by the Client.

11.3 The Client indemnifies FosFor against any third-party claims arising from the use of information or materials supplied by FosFor.

12. Force Majeure

12.1 FosFor shall not be obliged to perform any obligation if such performance is reasonably prevented by circumstances beyond its control (including illness, pandemics, government measures, or third-party system failures).

12.2 In the event of force majeure, both parties shall consult to find an appropriate solution.

12.3 If the force majeure situation lasts longer than 30 days, either party may terminate the Agreement in writing without liability for damages.

13. Termination and Notice

13.1 Both parties may terminate the Agreement in writing with a one-month notice period, unless otherwise agreed.

13.2 FosFor retains the right to payment for all work performed and costs incurred up to the termination date.

13.3 If the Client terminates the Agreement prematurely without valid reason, FosFor is entitled to compensation for lost capacity and demonstrable costs.

14. Limitation Period

All Client claims against FosFor expire one year after the date on which they arose.

15. Governing Law and Jurisdiction

15.1 All agreements between the Client and FosFor are governed exclusively by Dutch law.

15.2 Disputes will first be resolved amicably wherever possible.
If resolution is not achieved, the court in the district of FosFor’s registered office in Wormerveer, the Netherlands, shall have exclusive jurisdiction.

Version: 12 June 2025
© FosFor B.V. – All rights reserved