Een praktisch probleem: scorecards blijven liggen in inboxen
Na een drukke wervingsronde staan er vaak overal ‘mini-dossiers’: interviewnotities in een notitie-app, scorecards als pdf in een map, en samenvattingen in e-mail. Juist die losse documenten maken het lastig om de sollicitatiegegevens bewaartermijn AVG goed na te leven.
De AVG vraagt niet om perfecte administratie, maar wel om controle: weten wát je bewaart, waarom je het bewaart, waar het staat, en wanneer het weg moet. In dit artikel maak je die vertaalslag naar scorecards, interviewdossiers en praktische afspraken in je team.
Wat valt onder sollicitatiegegevens volgens de AVG?
Sollicitatiegegevens zijn alle persoonsgegevens die je verwerkt om iemand te beoordelen voor een functie. Dat is breder dan een cv of motivatiebrief.
Voorbeelden die vaak worden vergeten
- Scorecards met cijfers per competentie en toelichting
- Interviewnotities (ook korte steekwoorden)
- Verslagen van telefonische screenings
- Casusuitwerkingen of testresultaten (ook als je ze “alleen even hebt bekeken”)
- E-mailcorrespondentie met de kandidaat
- Referentiecheck-notities
Alles waar een persoon direct of indirect uit te herleiden is, is in de regel een persoonsgegeven. Ook “kandidaat A” kan dat zijn als je het kunt koppelen aan een concreet profiel.
Sollicitatiegegevens bewaartermijn AVG: wat is gebruikelijk?
De kernregel is: bewaar niet langer dan nodig voor het doel. Voor sollicitaties is dat doel meestal: de procedure afronden en besluiten kunnen onderbouwen.
Meer weten over datagedreven recruitment?
- Recruitment met AI & Data
- Gemiddeld ingevuld in 3–8 weken
Richtsnoer voor afgewezen kandidaten
In Nederland wordt vaak uitgegaan van een bewaartermijn van maximaal 4 weken na het einde van de procedure, tenzij je toestemming vraagt om langer te bewaren in een talentpool.
De Autoriteit Persoonsgegevens geeft uitleg over het omgaan met sollicitatiegegevens en bewaartermijnen, inclusief het principe van toestemming voor langer bewaren; zie uitleg van de Autoriteit Persoonsgegevens over sollicitatiegegevens.
Als je toestemming hebt voor een talentpool
Met toestemming kun je gegevens langer bewaren, bijvoorbeeld tot 1 jaar. Maak dat concreet: welke gegevens bewaar je, voor welk type functies, en hoe kan iemand zich afmelden.
Voor aangenomen kandidaten
Een deel van de sollicitatiegegevens kan relevant worden voor het personeelsdossier (bijvoorbeeld afspraken over startdatum of salaris). Dan verschuift het doel: van sollicitatie naar dienstverband. Zorg dat je die overgang bewust doet: niet alles hoeft automatisch mee.
Hoe lang bewaar je scorecards en interviewnotities?
Scorecards en interviewnotities zijn vaak het meest gevoelig, omdat ze subjectieve indrukken bevatten. Toch heb je ze soms nodig om een keuze te kunnen uitleggen, intern te evalueren en consistent te selecteren.
Praktisch uitgangspunt
- Afgewezen kandidaat zonder toestemming: bewaar scorecards/notities niet langer dan de rest van het sollicitatiedossier (richtlijn: 4 weken na einde procedure).
- Afgewezen kandidaat met toestemming (talentpool): bewaar alleen wat je echt nodig hebt om later opnieuw contact te leggen en gericht te matchen. Oude, uitgebreide interviewverslagen zijn zelden nog nuttig.
- Aangenomen kandidaat: verplaats alleen relevante onderdelen naar het personeelsdossier. De volledige scorecard met alle meningen is vaak niet noodzakelijk voor het dienstverband.
Let op ‘function creep’
Een scorecard is gemaakt om te selecteren. Als je hem later gaat gebruiken voor performancebeoordeling (“maar dit stond in je interview”), verandert het doel. Dat kan botsen met doelbinding en dataminimalisatie.
Van beleid naar uitvoering: zo maak je het werkbaar
Compliance staat of valt met gewoontes. Niet met een pdf in een map die niemand leest.
1) Breng opslaglocaties terug naar één plek
De snelste manier om te lang bewaren te voorkomen, is centraliseren. Als scorecards in vijf tools rondzwerven, wordt verwijderen een gok.
- Gebruik één ATS/HR-map als “single source of truth”
- Verbied opslag in persoonlijke inboxen als structurele oplossing
- Zet een vaste naamconventie voor dossiers en scorecards
2) Werk met een eenvoudige bewaarmatrix
Deze tabel helpt om per documenttype dezelfde lijn te trekken. Pas de termijnen aan op je eigen proces, maar leg ze wél vast.
| Document | Doel | Bewaartermijn (richtlijn) | Actie na termijn |
|---|---|---|---|
| CV + motivatie | Selectie | Tot einde procedure + 4 weken | Verwijderen of anonimiseren |
| Scorecard | Objectieve beoordeling | Tot einde procedure + 4 weken | Verwijderen; beknopt bewaren alleen met toestemming |
| Interviewnotities | Onderbouwing keuze | Tot einde procedure + 4 weken | Verwijderen |
| Toestemming talentpool | Later benaderen | Max. 12 maanden (voorbeeld) | Herbevestigen of verwijderen |
3) Maak verwijderen onderdeel van je processtap “dossier sluiten”
Plan het moment in: wanneer de vacature is ingevuld (of stopgezet) sluit je het dossier administratief. Daar hoort bij:
- controle of toestemming is vastgelegd (of juist niet)
- verwijderen van losse notities buiten het ATS
- instellen van een automatische verwijderdatum waar mogelijk
Toestemming: wanneer wel, wanneer liever niet?
Toestemming kan handig zijn voor een talentpool, maar het moet vrij gegeven zijn en net zo makkelijk weer in te trekken. “Je solliciteert, dus je geeft toestemming” werkt niet.
Wat je praktisch nodig hebt
- Een aparte, duidelijke vraag: wil je dat we je gegevens bewaren voor toekomstige functies?
- Een concrete termijn: bijvoorbeeld 6 of 12 maanden
- Een duidelijke uitleg welke gegevens je bewaart (en welke niet)
De basisregels rond opslagbeperking en dataminimalisatie staan ook in de AVG zelf; zie de officiële tekst van de AVG (EU 2016/679).
Hoe dit aansluit op gestructureerde interviews en scorecards
Een gestructureerd proces helpt niet alleen bij betere beslissingen, maar ook bij privacy. Als iedereen dezelfde scorecard gebruikt en je vaste rubrics hebt, kun je notities korter, feitelijker en consistenter houden.
- Werk je met vaste rubrics en één format, dan voorkom je onnodige details in vrije tekst.
- Als je team onafhankelijk scoort en alleen bewijs noteert, wordt het dossier beter verdedigbaar en minder “mening-gedreven”.
Als je de selectie meer wilt standaardiseren, sluit dit goed aan op gestructureerd interview opzetten in 8 stappen en op selectiescorecard maken voor hiring managers.
Snelle checklist voor compliance in de praktijk
- Heb je per vacature een duidelijke einddatum van de procedure?
- Staan alle scorecards en notities op één centrale plek?
- Is de sollicitatiegegevens bewaartermijn AVG intern vastgelegd (en bekend bij hiring managers)?
- Wordt toestemming voor langer bewaren aantoonbaar vastgelegd?
- Is verwijderen een standaard stap bij “dossier sluiten”?
Wil je je selectieproces zo inrichten dat scorecards en interviewdossiers én objectiever én beter beheersbaar worden (ook qua bewaartermijnen)? FosFor kan helpen met een praktische inrichting van gestructureerde interviews, scorecards en het proces eromheen, zodat compliance geen losse actie is maar een vast onderdeel van je werkwijze.
Bekijk hoe we werken via onze werkwijze of neem contact op via de contactpagina om te sparren over jullie aanpak.