Je hebt een nieuwe functie bedacht. Misschien voor een nieuwe afdeling, een rol die twee oude taken combineert of een titel die intern nog niemand heeft gedragen. Dan mis je alles waar je normaal op leunt: een vorige vacaturetekst, een oud-medewerker als maatstaf en cijfers over wat eerder werkte.
Toch hoef je niet te gokken. Wil je een nieuwe functie werven zonder trackrecord, dan leen je dat trackrecord van vergelijkbare functies elders in de markt. Je kijkt wat mensen in die rollen doen, wat ze weten en hoe ze zichzelf noemen. Op basis daarvan bepaal je je doelgroep, je functie-eisen en je kanalen.
Dat vraagt een andere volgorde dan je gewend bent. Hieronder lees je waar het verschil zit, hoe je vergelijkbare functies vindt en welke risico’s je vooraf kunt afvangen.
Waarom werven voor een nieuwe functie anders is
Bij een terugkerende vacature heb je een referentiepunt. Je weet wie het goed deed, welke tekst reacties opleverde en waar het in het proces vaak misging. Bij een nieuwe functie ontbreekt dat allemaal.
- Geen profiel om naar te kijken: niemand binnen je organisatie heeft de rol ooit uitgevoerd.
- Geen wervingsdata uit het verleden: je weet niet hoeveel reacties realistisch zijn of welke boodschap aanslaat.
- Geen gedeeld beeld: hiring manager, directie en HR hebben vaak elk een eigen versie van de rol in hun hoofd.
- Geen herkenbare naam: de titel is vaak intern bedacht en zegt kandidaten weinig.
Dat laatste punt onderschatten veel werkgevers. Een rol die intern logisch klinkt, kan voor kandidaten onherkenbaar zijn. En wie zichzelf niet herkent in je vacature, klikt door.
Stel eerst de inhoud vast, dan pas de titel
Zonder intern referentiepunt is de functie-inhoud je enige houvast. Begin daarom bij de taken en werk van daaruit naar de eisen. De titel komt pas later.
Meer weten over datagedreven recruitment?
- Recruitment met AI & Data
- Gemiddeld ingevuld in 3–8 weken
Het Office of Personnel Management noemt functieanalyse de basis voor alle beoordelings- en selectiebeslissingen. Je onderzoekt welke taken iemand uitvoert, welke competenties daarvoor nodig zijn en hoe die twee met elkaar samenhangen. Bij een nieuwe rol is dat geen formaliteit. Het is de manier om te voorkomen dat je eisen opschrijft die niemand kan onderbouwen.
Zo maak je de functie-eisen scherp
- Schrijf de belangrijkste taken uit. Zo concreet mogelijk: wat doet deze persoon op een gewone dinsdag?
- Koppel aan elke taak de kennis of vaardigheid die nodig is. Een eis zonder taak erachter schrap je, of je zet hem onder ‘mooi meegenomen’.
- Scheid wat iemand op dag één moet kunnen van wat je kunt aanleren. Bij een nieuwe functie is die tweede lijst vaak langer dan je denkt.
- Bepaal hoe succes er na een half jaar uitziet. Zo heb je een toetssteen, ook als er intern niemand is om mee te vergelijken.
- Laat alle betrokkenen apart reageren. Leg de verschillen naast elkaar en los ze nu op, niet pas na het eerste gesprek.
Wil je dit gesprek met de hiring manager strakker voeren? Gebruik dan deze vragen voor een scherp intakegesprek.
Leen je referentiepunt van vergelijkbare functies
Zijn de taken helder, dan zoek je functies die er in de markt het meest op lijken. Die vergelijkbare rollen geven je wat je intern mist: een bestaande doelgroep, gangbare titels en een beeld van wat kandidaten verwachten.
Een bruikbaar denkkader komt van O*NET, een beroepenclassificatiesysteem. Om verwante beroepen te bepalen kijkt O*NET naar drie dingen: wat mensen in een beroep doen, wat ze weten en hoe ze worden genoemd. Deze drie ingangen kun je zelf ook gebruiken.
| Ingang | Vraag die je stelt | Wat het oplevert |
|---|---|---|
| Taken | Welke bestaande functies bevatten grotendeels dezelfde werkzaamheden? | Een doelgroep die dit werk al doet, mogelijk onder een andere naam |
| Kennis | Waar leren mensen de kennis die jouw rol vraagt? | Opleidingen, sectoren en zij-instroomroutes om op te richten |
| Titels | Hoe noemen mensen die dit werk doen zichzelf? | Woorden voor je vacaturetitel en je targeting |
Vaak blijkt een nieuwe functie een combinatie van twee of drie bestaande rollen. Dan heb je meerdere mogelijke doelgroepen. Kies bewust een hoofdroute: meestal de groep die de moeilijkst aan te leren taken al beheerst.
Welke marktdata je dan verzamelt
Per vergelijkbare functie verzamel je wat je wél kunt vinden: vacatures van andere werkgevers, de titels en eisen die zij gebruiken, de arbeidsvoorwaarden die ze noemen en hoe schaars het profiel is. Bronnen daarvoor staan in welke arbeidsmarktdata je zonder dure tools kunt gebruiken.
Met een concurrentieanalyse op de arbeidsmarkt zie je daarna waar je je kunt onderscheiden van werkgevers die om dezelfde mensen vissen.
Welke risico’s heeft een onduidelijke functietitel?
Een zelfbedachte titel is bij een nieuwe functie een groot risico. Kandidaten zoeken en scannen op woorden die ze kennen. Een titel die alleen binnen je organisatie betekenis heeft, trekt de verkeerde mensen aan of helemaal niemand.
Onderzoek laat zien hoeveel een titel communiceert. In een NBER-werkpaper uit 2016, gebaseerd op gegevens van de vacaturesite CareerBuilder.com, verklaarden functietitels meer dan 90% van de variatie in salaris bij vacatures die een salaris vermeldden. De titels verklaarden ook meer dan 80% van de verschillen tussen vacatures in opleiding en ervaring van sollicitanten. Het onderzoek is gebaseerd op data van één vacatureplatform, maar het maakt duidelijk hoeveel een titel zegt over wie er reageert.
O*NET houdt niet voor niets een apart bestand met alternatieve, alledaagse beroepstitels bij, bedoeld om zoeken op trefwoorden te verbeteren. Voor jou betekent dat: vertaal je interne naam naar de woorden die kandidaten zelf gebruiken.
- Te vaag: een titel als ‘specialist operations’ kan van alles betekenen. Je krijgt reacties die niet passen.
- Te zwaar of te licht: klinkt de rol seniorder dan hij is, dan ontstaan verkeerde verwachtingen. Klinkt hij te licht, dan haken ervaren mensen af.
- Onvindbaar: niemand zoekt op een titel die alleen bij jou bestaat.
- Vage inhoud: blijven de taken in de vacature onduidelijk, dan kunnen kandidaten niet inschatten of de rol bij ze past.
Een praktische oplossing: kies een herkenbare hoofdtitel en leg in de eerste zinnen van de vacature uit wat de rol anders maakt.
Hoe vertaal je vergelijkbare functies naar een doelgroep en kanaal?
Met de vergelijkbare functies in beeld maak je de doelgroep concreet. Waar werken deze mensen nu, wat zoeken ze in een volgende baan en hoe actief kijken ze rond? Pas daarna kies je kanalen.
Hier zit een valkuil. Bij een nieuwe rol vullen werkgevers de gaten in hun kennis vaak met aannames over wat kandidaten aantrekkelijk vinden. Vaak denken werkgevers dat bepaalde voordelen belangrijk zijn, terwijl data laat zien dat de doelgroep juist andere wensen heeft. Hoe je zulke inzichten in je tekst verwerkt, lees je in doelgroepdata gebruiken voor je vacaturetekst.
Voor de kanaalkeuze geldt: volg de doelgroep, niet je gewoonte. Is het merendeel van je vergelijkbare doelgroep niet actief op zoek, dan heb je weinig aan kanalen waar alleen werkzoekenden kijken. Test liever een paar routes naast elkaar en stuur bij op wat de eerste weken laten zien.
Zie je eerste campagne dus als meting. Zo bouw je alsnog het trackrecord op dat je miste. Let na de eerste weken op:
- Reageren de profielen die je op basis van de vergelijkbare functies verwachtte?
- Welke titel en welke boodschap trekken de meeste passende reacties?
- Waar haken kandidaten af: bij de advertentie, de vacaturetekst of het eerste contact?
- Kloppen je functie-eisen, of blijkt een eis in de praktijk een onnodige drempel?
Hulp bij een functie zonder intern referentiepunt
FosFor combineert recruitment, data en marketing. De aanpak is gebaseerd op data uit honderden recruitmentcampagnes, doelgroepdata en openbare arbeidsmarktdata. Juist als je intern niets hebt om mee te vergelijken, helpt het om op die bredere kennis te kunnen leunen.
De keuze wie je aanneemt, blijft bij jou. FosFor verzorgt de voorselectie en begeleiding: opdrachtgevers spreken gemiddeld alleen de 2 tot 4 beste kandidaten per maand. In een wekelijks strategisch overleg bespreek je campagnes, resultaten en vervolgstappen. Hoe dat in elkaar zit, lees je in onze datagedreven werkwijze.
Sta je op het punt een nieuwe functie open te zetten en twijfel je over titel, doelgroep of kanaal? Plan een kennismaking en bespreek je situatie voordat de eerste advertentie live gaat.