Een schaarse monteur, elektricien of operator die niet komt opdagen, heeft niet per se geen interesse meer. Ook in de dagen vóór het gesprek kan er iets misgaan. Het duurt te lang, de afspraak is niet bevestigd, de kandidaat weet niet goed wat hij kan verwachten of er ligt intussen iets anders op tafel. Zulke factoren kunnen bijdragen aan een no-show. Wil je een no-show bij een sollicitatiegesprek voorkomen? Richt je dan ook op de periode tussen sollicitatie en gesprek. Plan snel, bevestig duidelijk en houd contact tot de kandidaat bij je aan tafel zit.
Dit artikel gaat alleen over die laatste fase vóór het gesprek. Zoek je een breder beeld van waar kandidaten in je proces afhaken? Lees dan eerst the main causes of drop-off in the candidate journey.
Waarom komen technische kandidaten niet opdagen?
Een no-show kan het eindpunt zijn van een proces waarin de kandidaat stap voor stap minder betrokken raakte. Een kandidaat die al werkt, moet voor een gesprek mogelijk vrije tijd of een vrije middag opnemen. Heeft hij ook andere opties, dan kan een traag of onduidelijk proces zwaarder meewegen.
Onderzoek van Talent Board, besproken door SHRM, noemt drie hoofdredenen waarom kandidaten zich terugtrekken uit een wervingsproces. Kandidaten vinden dat hun tijd niet wordt gerespecteerd, omdat de communicatie slecht is of ze nooit feedback krijgen. Het proces duurt te lang. En het salaris past niet bij hun verwachting. Dat onderzoek gaat over terugtrekken in het algemeen en niet specifiek over no-shows, maar de patronen zijn herkenbaar.
Vertaald naar de fase vóór het gesprek zijn dit mogelijke verklaringen die je in je eigen proces kunt onderzoeken:
- Te lange stilte na de sollicitatie. Wie dagen niets hoort, kan denken dat de interesse is afgenomen.
- Geen of een vage bevestiging. Een mondelinge afspraak aan de telefoon kan in een drukke werkweek vergeten raken.
- Onduidelijkheid over het gesprek. Waar moet ik zijn, met wie spreek ik, hoe lang duurt het en moet ik iets meenemen?
- Twijfel over voorwaarden. Als salaris of rooster pas in het gesprek ter sprake komt, haakt een kandidaat soms liever vooraf stil af.
- Een andere werkgever was sneller. Heeft een kandidaat meerdere opties, dan kan de werkgever die als eerste een helder vervolg biedt voorsprong hebben.
Volgens Workable speelt nog iets anders mee: kandidaten kunnen het gevoel hebben dat ze zelf niet netjes hoeven te communiceren als het bedrijf dat ook niet doet. Een no-show zegt dus ook iets over hoe jouw eigen communicatie overkomt.
Welke rol speelt de tijd tussen sollicitatie en gesprek?
De tijd tussen sollicitatie en gesprek is een risicomoment. Hoe langer die periode duurt, hoe meer ruimte er is voor twijfel, andere aanbiedingen en vergeten afspraken.
Would you like to find out more about data-driven recruitment?
- Recruitment using AI and data
- Takes an average of 3–8 weeks to complete
Het kandidatenonderzoek van Cronofy uit 2024 laat zien hoe lang het plannen van een eerste gesprek kan duren. De grootste groep kandidaten (31%) gaf aan dat het inplannen van hun eerste gesprek twee tot drie weken duurde. In dat jaar was 36% van de kandidaten bereid een maand of langer te wachten voordat ze afhaakten uit een planningsproces. Cronofy plaatst die cijfers tegen de achtergrond van ontslagrondes, waarbij kandidaten de arbeidsmarkt als duidelijk minder stabiel ervaren dan in voorgaande jaren.
Die cijfers horen bij een specifieke marktsituatie, en de aangehaalde passage zegt niets specifieks over Nederlandse technische vakmensen. Je kunt ze dus niet een-op-een toepassen op een Nederlandse installatiemonteur of scheepselektricien. In een krappe technische markt kan een kandidaat meer keuze hebben. Het lijkt dus verstandig om geen weken speling in te bouwen, ook al laat zo’n onderzoek zien dat een deel van de kandidaten geduldig is.
Praktisch betekent dit:
- Neem kort na de sollicitatie contact op, bij voorkeur telefonisch.
- Plan het gesprek in dat eerste contact, in plaats van later een datum te mailen.
- Houd vooraf ruimte vrij in de agenda van de hiring manager, zodat je niet hoeft te schuiven.
Wil je het hele traject korter maken zonder slordiger te selecteren? In Speeding up the recruitment process without compromising on quality lees je hoe je dat aanpakt.
Zo houd je kandidaten warm tot het gesprek
Warm houden betekent niet dat je de kandidaat overlaadt met berichten. Het gaat om een paar duidelijke contactmomenten, zodat de kandidaat weet waar hij staat. LinkedIn adviseert heldere, consistente communicatie met een tijdlijn voor de volgende stappen. Moet je de planning opschuiven, stuur dan een kort bericht.
1. Bevestig de sollicitatie direct
Laat de kandidaat meteen weten dat je de sollicitatie hebt ontvangen en wanneer hij van je hoort. Workable raadt een bevestigingsmail aan zodra iemand solliciteert. Noem erbij wie er contact opneemt.
2. Bevestig het gesprek schriftelijk
Stuur na het telefonische contact een bericht met datum, tijd, adres, parkeren of ingang, de naam van de gesprekspartner en de verwachte duur. Vermeld ook of de kandidaat werkkleding, certificaten of een rijbewijs moet meenemen.
3. Herinner de dag van tevoren
Ligt het gesprek al even vast? Workable adviseert om het de dag ervoor opnieuw te bevestigen, per sms of e-mail. Een kort appje met “Tot morgen om 16.00 uur, je spreekt met (naam werkplaatsleider)” is vaak genoeg.
4. Maak het gesprek concreet en de moeite waard
Vertel wat de kandidaat kan verwachten: een rondleiding in de werkplaats, kennismaken met het team of een gesprek over het rooster. Bied zo mogelijk een rondleiding aan, zodat de kandidaat de werkplek kan bekijken. Laat merken dat het gesprek ook voor de kandidaat iets oplevert.
5. Bespreek voorwaarden niet pas in het gesprek
Salaris noemt SHRM als een van de hoofdredenen om af te haken. Geef daarom al in het eerste telefoontje een indicatie van salaris, rooster en reistijd. Past het niet, dan weet je dat meteen en voorkom je een lege stoel.
Snelle acties die het aantal no-shows verlagen
Je hoeft je proces niet om te gooien. Met deze punten kun je deze week al aan de slag.
| Moment | Actie | Waarom het helpt |
|---|---|---|
| Direct na sollicitatie | Automatische bevestiging met naam contactpersoon en termijn | De kandidaat weet dat er iets gebeurt |
| Eerste contact | Bellen en meteen een gespreksdatum afspreken | Minder wachttijd en minder heen-en-weer mailen |
| Na het telefoontje | Schriftelijke bevestiging met alle praktische details | Geen onduidelijkheid over tijd, plek en gesprekspartner |
| Dag vóór het gesprek | Korte herinnering per sms of e-mail | De afspraak blijft top of mind |
| Bij wijziging | Direct een bericht met een nieuw voorstel | Laat zien dat je de tijd van de kandidaat serieus neemt |
Houd per vacature bij hoeveel ingeplande gesprekken daadwerkelijk doorgaan. Zo zie je of een aanpassing iets oplevert en of het probleem bij één functie of bij één stap in je proces zit.
Wat doe je als een kandidaat toch niet komt?
Ook met een goede aanpak blijft een no-show mogelijk. Bel of app dezelfde dag, zonder verwijt. Soms is er gewoon iets tussengekomen en kun je een nieuwe afspraak maken.
Hoor je niets terug, vraag dan naar de reden. Workable raadt aan om kandidaten die niet kwamen opdagen een korte vragenlijst te sturen. Niet iedereen reageert, maar één eerlijk antwoord kan een patroon blootleggen, zoals een te lange wachttijd of een onduidelijke uitnodiging.
Hoe FosFor de fase vóór het gesprek aanpakt
Binnen Candidate Journey Optimalisatie analyseert FosFor het sollicitatieproces en de contactmomenten, met als doel kandidaten sneller te binden en uitval te verminderen. FosFor verzorgt ook de voorselectie en begeleiding van kandidaten. Opdrachtgevers spreken gemiddeld de 2 tot 4 beste kandidaten per maand. De keuze wie je aanneemt, blijft bij jou.
In het wekelijkse strategische overleg bespreek je campagnes, resultaten en vervolgstappen. Lees meer over hoe de eerste selectie en opvolging werken.
Zie je vaker lege stoelen bij ingeplande gesprekken voor je technische vacatures? Arrange an introductory meeting en bespreek waar kandidaten in jouw proces afhaken en welke stap je als eerste aanpakt.